Wielu właścicieli mieszkań i najemców zakłada, że skoro obie strony są zadowolone ze współpracy, przedłużenie umowy najmu okazjonalnego to formalność, którą można załatwić kilkoma słowami przez telefon lub SMS-em. Tymczasem ten szczególny rodzaj najmu rządzi się swoimi prawami – i to właśnie moment przedłużenia bywa najczęstszym źródłem błędów, które później utrudniają skorzystanie z uproszczonej procedury eksmisji.
Poniżej wyjaśniamy krok po kroku, na czym polega przedłużenie umowy najmu okazjonalnego, jaką powinno mieć formę, kiedy wystarczy aneks, a kiedy lepiej zdecydować się na nową umowę, oraz co zrobić z załącznikami – w tym z oświadczeniem notarialnym o poddaniu się egzekucji, które jest sercem całej konstrukcji najmu okazjonalnego.
Najważniejsze informacje
- Przedłużenie umowy najmu okazjonalnego wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności – ustne ustalenia czy dorozumiane kontynuowanie najmu nie wystarczą.
- Cały okres najmu okazjonalnego, łącznie z przedłużeniem, nie może przekroczyć 10 lat i musi pozostać czasem oznaczonym.
- Najbezpieczniejszą formą jest pisemny aneks do umowy, podpisany jeszcze przed upływem pierwotnego terminu.
- Największym wyzwaniem jest oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji – jeśli akt notarialny wskazuje konkretny okres najmu, dla bezpieczeństwa warto sporządzić nowy.
- Warto też zaktualizować oświadczenie właściciela lokalu zastępczego, tak by obejmowało przedłużony okres najmu.
- Brak formalnego przedłużenia grozi przekształceniem najmu w umowę na czas nieoznaczony z mocy prawa, co oznacza utratę ochrony właściwej dla najmu okazjonalnego.
Spis treści
- Czym jest przedłużenie umowy najmu okazjonalnego?
- Ile może trwać najem okazjonalny i jaka forma jest wymagana?
- Aneks czy nowa umowa najmu okazjonalnego – które rozwiązanie wybrać?
- Oświadczenie o poddaniu się egzekucji przy przedłużeniu umowy
- Zgłoszenie przedłużenia umowy do urzędu skarbowego
- Co grozi za brak formalnego przedłużenia umowy?
- Najczęstsze błędy przy przedłużaniu umowy najmu okazjonalnego
- Najczęstsze pytania
Czym jest przedłużenie umowy najmu okazjonalnego?
Przedłużenie umowy najmu okazjonalnego to każda zmiana pierwotnie ustalonego terminu obowiązywania umowy, dzięki której najem trwa dłużej, niż strony zakładały w chwili jej podpisania. W praktyce chodzi o wydłużenie okresu, na jaki lokal został wynajęty – najczęściej dlatego, że współpraca układa się dobrze i żadna ze stron nie chce szukać nowego mieszkania czy nowego najemcy.
Ponieważ najem okazjonalny jest umową szczególną, uregulowaną w ustawie o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, jego przedłużenie nie przebiega tak samo jak w przypadku zwykłej umowy najmu. Kluczowe znaczenie mają tu dwa elementy: zachowanie formy pisemnej oraz aktualność załączników, które nadają umowie charakter najmu okazjonalnego – przede wszystkim notarialnego oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji.
Ile może trwać najem okazjonalny i jaka forma jest wymagana?
Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów, umowa najmu okazjonalnego lokalu musi być zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat. Ten limit dotyczy całego okresu trwania stosunku najmu – jeśli więc pierwotna umowa została zawarta na 2 lata, strony mogą ją przedłużać aneksami, dopóki łączny czas najmu nie przekroczy dziesięcioletniej granicy. Po jej osiągnięciu konieczne jest zawarcie zupełnie nowej umowy.
Art. 19a ust. 6 tej samej ustawy wprost wskazuje, że umowa najmu okazjonalnego lokalu oraz zmiany tej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Oznacza to, że przedłużenie umowy najmu okazjonalnego – tak jak każda inna jej modyfikacja – musi zostać potwierdzone na piśmie i podpisane przez obie strony. Nie wystarczy, że najemca po prostu zostaje w lokalu i nadal płaci czynsz, a właściciel przyjmuje wpłaty bez sprzeciwu. Takie milczące kontynuowanie najmu nie jest prawnie skutecznym przedłużeniem najmu okazjonalnego – wręcz przeciwnie, może wywołać skutek zupełnie odwrotny od zamierzonego, o czym piszemy w dalszej części artykułu.
Aneks czy nowa umowa najmu okazjonalnego – które rozwiązanie wybrać?
W praktyce rynku najmu funkcjonują dwa podejścia do przedłużenia współpracy: podpisanie aneksu do istniejącej umowy albo zawarcie całkowicie nowej umowy najmu okazjonalnego wraz z kompletem nowych załączników. Wybór zależy od tego, jak bardzo strony chcą zminimalizować ryzyko sporu o skuteczność dokumentów w razie ewentualnej egzekucji.
Kiedy wystarczy aneks
Aneks przedłużający umowę jest rozwiązaniem szybszym i tańszym – nie wymaga formy aktu notarialnego, a jedynie formy pisemnej. Powinien precyzyjnie wskazywać nową datę zakończenia najmu, odnosić się do numeru i daty pierwotnej umowy oraz potwierdzać, że pozostałe jej postanowienia nie ulegają zmianie. Warto, aby aneks został podpisany jeszcze przed upływem terminu obowiązywania dotychczasowej umowy – podpisanie go już po jej wygaśnięciu oznacza, że przez pewien czas najem odbywał się bez formalnej podstawy, co osłabia pozycję obu stron.
Kiedy lepiej zawrzeć nową umowę
Jeśli zależy nam na maksymalnym bezpieczeństwie prawnym – zwłaszcza z perspektywy właściciela lokalu, dla którego najem okazjonalny ma sens tylko wtedy, gdy w razie potrzeby będzie można sprawnie przeprowadzić egzekucję obowiązku opróżnienia lokalu – rozważenia wymaga zawarcie zupełnie nowej umowy najmu okazjonalnego. Wiąże się to z koniecznością ponownego skompletowania wszystkich załączników, w tym nowego aktu notarialnego, jednak eliminuje wątpliwości co do tego, czy dokumenty złożone przy pierwotnej umowie nadal zachowują ważność wobec przedłużonego okresu najmu.
Postaw na najem okazjonalny!
Oświadczenie o poddaniu się egzekucji przy przedłużeniu umowy
To właśnie kwestia oświadczenia notarialnego budzi najwięcej wątpliwości przy przedłużeniu umowy najmu okazjonalnego i bywa przedmiotem rozbieżnych opinii nawet wśród prawników zajmujących się na co dzień rynkiem nieruchomości.
Czy trzeba sporządzić nowy akt notarialny?
Oświadczenie najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, składane w formie aktu notarialnego, z reguły odnosi się do konkretnego okresu obowiązywania umowy, którą zabezpiecza. Jeśli akt notarialny wskazuje datę zakończenia pierwotnej umowy, samo podpisanie aneksu przedłużającego najem nie zmienia treści tego aktu – w efekcie po wygaśnięciu wskazanego w nim terminu dokument może już nie stanowić skutecznej podstawy do uzyskania klauzuli wykonalności. To sąd, nadając klauzulę wykonalności aktowi notarialnemu, ocenia przedłożone dokumenty i decyduje, czy nadal odpowiadają one aktualnemu stosunkowi najmu.
Dlatego w praktyce rekomenduje się, aby przy przedłużeniu umowy najmu okazjonalnego w drodze aneksu najemca złożył u notariusza nowe oświadczenie o poddaniu się egzekucji, obejmujące już przedłużony okres najmu. Jest to dodatkowy koszt i formalność, ale zdecydowanie zmniejsza ryzyko, że w razie sporu sąd odmówi nadania klauzuli wykonalności.
Adres do egzekucji i zgoda właściciela lokalu zastępczego
Analogiczna zasada dotyczy oświadczenia właściciela lokalu, w którym najemca mógłby zamieszkać w razie eksmisji – dokumentu, który zabezpiecza najemcę zgodnie z art. 19a ust. 2 pkt 3 ustawy. Skoro takie oświadczenie było składane przez osobę mającą na uwadze konkretne warunki i okres pierwotnej umowy, przy przedłużeniu najmu warto postarać się o jego aktualizację, tak aby obejmowało również wydłużony okres najmu. Dla najemców, którzy nie dysponują własnym adresem możliwym do wskazania w tym celu, rozwiązaniem jest skorzystanie z usługi takiej jak ta oferowana przez okazjonalny.INFO, gdzie oświadczenie można zamówić zdalnie, niezależnie od tego, czy dotyczy nowej umowy, czy jej przedłużenia.
Zgłoszenie przedłużenia umowy do urzędu skarbowego
Ustawa o ochronie praw lokatorów nakłada na właściciela obowiązek zgłoszenia zawarcia umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu – to zgłoszenie warunkuje korzystanie ze szczególnej ochrony przewidzianej dla tej formy najmu. Przepisy nie precyzują wprost, czy taki sam obowiązek dotyczy każdego kolejnego aneksu przedłużającego umowę, jednak skoro urząd skarbowy dysponuje informacją o pierwotnym okresie obowiązywania najmu, dobrą praktyką jest poinformowanie go również o przedłużeniu, tak aby dane w urzędzie odpowiadały faktycznemu stanowi rzeczy. Warto pamiętać, że niezależnie od formalności związanych z samym przedłużeniem, właściciel w dalszym ciągu ma obowiązek rozliczania przychodów z najmu – obecnie w ramach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, według stawki 8,5% do ustawowego limitu i 12,5% od nadwyżki ponad ten limit.
Co grozi za brak formalnego przedłużenia umowy?
Jeżeli strony nie podpiszą pisemnego aneksu ani nowej umowy, a najemca mimo upływu terminu nadal zajmuje lokal za wiedzą i zgodą właściciela – na przykład właściciel dalej przyjmuje czynsz bez zastrzeżeń – w grę wchodzi art. 674 Kodeksu cywilnego. Przepis ten stanowi, że jeżeli po upływie terminu oznaczonego w umowie najemca nadal używa lokalu za zgodą wynajmującego, w razie wątpliwości uznaje się, że najem został przedłużony na czas nieoznaczony.
Dla najmu okazjonalnego jest to szczególnie niebezpieczny scenariusz. Ta forma najmu z definicji musi być zawarta na czas oznaczony – przekształcenie jej w najem na czas nieoznaczony oznacza w praktyce utratę uproszczonej procedury egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu i powrót do standardowych, znacznie bardziej czasochłonnych zasad ochrony lokatorów. Innymi słowy: brak formalnego przedłużenia umowy może pozbawić właściciela dokładnie tych zabezpieczeń, dla których zdecydował się na najem okazjonalny.
Najczęstsze błędy przy przedłużaniu umowy najmu okazjonalnego
- Poleganie na ustnych ustaleniach lub wiadomościach SMS zamiast pisemnego aneksu.
- Podpisanie aneksu dopiero po wygaśnięciu pierwotnej umowy, gdy najem faktycznie trwał już bez formalnej podstawy.
- Pominięcie aktualizacji oświadczenia notarialnego o poddaniu się egzekucji, mimo że akt wskazywał konkretny, już nieaktualny okres najmu.
- Brak nowego oświadczenia właściciela lokalu zastępczego, obejmującego przedłużony okres najmu.
- Nieprzestrzeganie łącznego limitu 10 lat przy kolejnych przedłużeniach tej samej umowy.
Zadbanie o każdy z tych elementów z osobna – i to zanim upłynie termin dotychczasowej umowy – to najprostszy sposób, by przedłużenie umowy najmu okazjonalnego nie osłabiło ochrony, którą ta forma najmu ma zapewniać.
Jeśli planujesz przedłużenie umowy najmu okazjonalnego i potrzebujesz zaktualizowanego oświadczenia o adresie, pod którym najemca mógłby zamieszkać w razie egzekucji, zespół okazjonalny.INFO pomoże przygotować dokumenty odpowiadające przedłużonemu okresowi najmu – szybko i bez wychodzenia z domu.
Postaw na najem okazjonalny!
Najczęstsze pytania
Czy przedłużenie umowy najmu okazjonalnego musi mieć formę pisemną?
Tak. Zgodnie z art. 19a ust. 6 ustawy o ochronie praw lokatorów, zarówno sama umowa najmu okazjonalnego, jak i wszelkie jej zmiany – w tym przedłużenie okresu najmu – wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Ustne ustalenia czy dorozumiane kontynuowanie najmu nie zapewniają skutecznego przedłużenia.
Czy do przedłużenia umowy wystarczy zwykły aneks, czy trzeba iść do notariusza?
Sam aneks przedłużający termin najmu wystarczy w formie pisemnej i nie musi mieć formy aktu notarialnego. Notariusz będzie jednak potrzebny, jeśli – dla bezpieczeństwa – zdecydujemy się na nowe oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji, obejmujące przedłużony okres najmu.
Jak długo łącznie może trwać najem okazjonalny po wszystkich przedłużeniach?
Łączny czas trwania najmu okazjonalnego, wliczając wszystkie przedłużenia, nie może przekroczyć 10 lat. Po osiągnięciu tego limitu konieczne jest zawarcie nowej umowy najmu okazjonalnego wraz z kompletem nowych załączników.
Co się stanie, jeśli nie przedłużymy umowy formalnie, a najemca zostanie w lokalu?
Zgodnie z art. 674 Kodeksu cywilnego, dalsze korzystanie z lokalu za zgodą właściciela po upływie terminu umowy może zostać uznane za przedłużenie najmu na czas nieoznaczony. Dla najmu okazjonalnego oznacza to utratę jego szczególnego charakteru i związanych z nim uprawnień, w tym uproszczonej procedury egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu.
Czy trzeba zgłaszać przedłużenie umowy do urzędu skarbowego?
Przepisy wprost wymagają zgłoszenia zawarcia umowy najmu okazjonalnego w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu. Nie regulują wprost obowiązku zgłaszania każdego aneksu, jednak skoro urząd skarbowy posiada informację o pierwotnym okresie najmu, warto poinformować go również o przedłużeniu, aby uniknąć rozbieżności w dokumentacji.
