Wynajem mieszkania firmie – najważniejsze rzeczy

Coraz więcej firm wynajmuje mieszkania dla swoich pracowników – delegowanych specjalistów, ekspatów, osób relokowanych do innego miasta czy nawet całych zespołów pracujących zdalnie poza siedzibą pracodawcy. Dla właściciela nieruchomości to kusząca perspektywa: umowa najmu dla firmy kojarzy się z wypłacalnym, poważnym kontrahentem i stabilnym, długoterminowym czynszem. Zanim jednak podpiszesz taki kontrakt, warto wiedzieć, że rządzi się on nieco innymi regułami niż wynajem mieszkania osobie prywatnej.

Wielu wynajmujących zakłada, że taka umowa może zostać zabezpieczona dokładnie tak samo jak zwykły najem okazjonalny – czyli przez oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji i wskazanie adresu zastępczego. To założenie bywa błędne i może skończyć się rozczarowaniem w chwili, gdy najemca przestanie płacić lub nie będzie chciał opuścić lokalu. W tym artykule wyjaśniamy, na czym w praktyce polega wynajem mieszkania firmie, jakie zabezpieczenia rzeczywiście są dostępne i o czym trzeba pamiętać, konstruując taką umowę.

Czy umowa najmu mieszkania firmie może być najmem okazjonalnym?

Krótko mówiąc – nie, umowa najmu mieszkania firmie nie może być takim najmem. Ustawa o ochronie praw lokatorów definiuje najem okazjonalny jako umowę, której przedmiotem jest lokal służący zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych, a takie potrzeby – z natury rzeczy – może mieć wyłącznie osoba fizyczna. Spółka z o.o., spółka akcyjna czy jednoosobowa działalność prowadzona w formie osoby prawnej nie „mieszka” nigdzie, więc nie może być stroną najmu okazjonalnego jako najemca. Ta sama zasada dotyczy najmu instytucjonalnego – choć jego nazwa sugeruje coś przeciwnego, on również wymaga, by najemcą była osoba fizyczna; „instytucjonalny” odnosi się tu wyłącznie do statusu wynajmującego, prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie najmu.

W praktyce oznacza to, że jeśli najemcą w umowie ma być spółka, nie da się skutecznie zastosować mechanizmu opartego na notarialnym oświadczeniu o poddaniu się egzekucji, który tak dobrze znają czytelnicy naszego bloga z artykułów o najmie okazjonalnym. Skoro firma nie może poddać się egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu w rozumieniu art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów, wynajmujący traci uprzywilejowaną, szybką ścieżkę odzyskania nieruchomości i musi oprzeć się na ogólnych przepisach Kodeksu cywilnego dotyczących najmu (art. 659 i nast. k.c.).

Kto naprawdę mieszka w lokalu i jakie ma to znaczenie prawne?

Choć stroną umowy formalnie jest firma, faktycznym użytkownikiem lokalu pozostaje konkretny człowiek – pracownik, współpracownik czy zleceniobiorca. Ustawa o ochronie praw lokatorów posługuje się pojęciem „lokatora”, obejmującym każdego, kto używa lokalu na podstawie innego tytułu niż prawo własności – a więc również osobę, która mieszka w nim na podstawie relacji z najemcą-firmą, a nie bezpośrednio z właścicielem. Oznacza to, że część ogólnych przepisów chroniących lokatorów – dotyczących m.in. formy i przyczyn wypowiedzenia czy wysokości kaucji – nadal ma zastosowanie, mimo że nie korzystamy z uproszczonej procedury właściwej dla najmu okazjonalnego.

Dla właściciela lokalu praktyczna konsekwencja jest taka, że w razie problemów – np. gdy firma przestanie płacić czynsz albo pracownik nie wyprowadzi się po zakończeniu umowy – jedyną drogą pozostaje standardowe postępowanie cywilne: wypowiedzenie umowy na zasadach ogólnych, a w ostateczności pozew o zapłatę lub o opróżnienie lokalu przed sądem. To proces zauważalnie dłuższy niż ten, który daje akt notarialny z rygorem egzekucyjnym, dlatego tak istotne jest odpowiednie zabezpieczenie się już na etapie podpisywania umowy.

Jak zabezpieczyć swoje interesy, skoro nie można skorzystać z najmu okazjonalnego?

Brak dostępu do mechanizmu najmu okazjonalnego nie oznacza, że właściciel pozostaje bez żadnej ochrony – oznacza jedynie, że trzeba ją zbudować inaczej, na poziomie samej treści umowy. Podstawowym narzędziem pozostaje kaucja zabezpieczająca, którą – tak jak przy każdym najmie lokalu mieszkalnego – można ustalić maksymalnie na poziomie dwunastokrotności miesięcznego czynszu. Warto też zadbać o precyzyjny protokół zdawczo-odbiorczy z dokumentacją zdjęciową, jasne zasady odpowiedzialności za zniszczenia oraz zapis zobowiązujący firmę do przekazywania aktualnej listy osób faktycznie zamieszkujących lokal, zwłaszcza jeśli pracownicy mogą się w nim rotacyjnie zmieniać.

Dobrą praktyką jest też dodatkowe zabezpieczenie finansowe wykraczające poza standardową kaucję – np. poręczenie, weksel in blanco czy gwarancja korporacyjna, zwłaszcza przy umowach na wyższe kwoty czynszu. Warto również precyzyjnie opisać zasady i terminy wypowiedzenia umowy, ponieważ – w przeciwieństwie do najmu okazjonalnego, gdzie katalog przyczyn wypowiedzenia bywa źle rozumiany, o czym piszemy w artykule o wypowiedzeniu umowy najmu okazjonalnego – przy zwykłym najmie strony mają większą swobodę w umownym doprecyzowaniu tych zasad, o ile nie naruszają bezwzględnie obowiązujących przepisów chroniących lokatora.

Czy pracownik może zostać współnajemcą i skorzystać z rygoru egzekucyjnego?

W praktyce rynkowej funkcjonuje rozwiązanie pośrednie, które część doradców i platform najmu poleca właśnie w takich sytuacjach: obok firmy stroną umowy – jako współnajemca – staje się także konkretna osoba fizyczna, np. sam pracownik, który faktycznie będzie zaspokajał w lokalu własne potrzeby mieszkaniowe. W takim układzie, o ile spełnione są pozostałe wymogi ustawowe, wobec tej osoby można zastosować mechanizm najmu okazjonalnego – łącznie z notarialnym oświadczeniem o poddaniu się egzekucji i pozostałymi obowiązkowymi załącznikami do umowy. Firma może wówczas występować jako podmiot współodpowiedzialny finansowo (np. gwarant płatności czynszu), nie tracąc przy tym ochrony, jaką najem okazjonalny daje właścicielowi.

To rozwiązanie sprawdza się zwłaszcza przy zatrudnianiu specjalistów na dłuższy okres, gdy pracodawca chce sfinansować najem, ale to konkretny pracownik faktycznie się wprowadza i wskazuje adres zastępczy. Każdy taki przypadek warto przeanalizować indywidualnie, najlepiej z prawnikiem.

Podatki: VAT i rozliczenie przychodu z najmu firmie

Dla większości osób prywatnych wynajmujących pojedyncze mieszkanie temat VAT w ogóle nie ma praktycznego znaczenia, bo nie są czynnymi podatnikami VAT – niezależnie od tego, czy najemcą jest firma, czy osoba fizyczna. Sytuacja zmienia się, gdy wynajmujący jest czynnym podatnikiem VAT. Zgodnie z interpretacją ogólną Ministra Finansów z 8 października 2021 r. (PT1.8101.1.2021), najem lokalu mieszkalnego na rzecz firmy – nawet jeśli ta faktycznie udostępnia go pracownikom wyłącznie na cele mieszkaniowe – nie korzysta ze zwolnienia z VAT przewidzianego w art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT, ponieważ warunek „wyłącznie na cele mieszkaniowe” musi być spełniony bezpośrednio po stronie nabywcy usługi, czyli najemcy, a nie osoby, której lokal zostaje następnie udostępniony.

Co do samego podatku dochodowego, sposób rozliczenia przychodu z najmu prywatnego – ryczałt w wysokości 8,5% do kwoty 100 000 zł rocznie i 12,5% od nadwyżki – nie zależy od tego, kto jest najemcą. Zależy wyłącznie od tego, czy sam wynajmujący prowadzi zarejestrowaną działalność gospodarczą związaną z wynajmem, czy rozlicza się jako osoba prywatna. Wynajmując mieszkanie firmie, warto natomiast zadbać o to, by w umowie i na fakturach czy rachunkach jasno wskazywać cel mieszkaniowy najmu – ułatwia to ewentualne rozliczenia i ogranicza ryzyko sporu z urzędem skarbowym co do charakteru usługi.

Co jeszcze warto ustalić w umowie najmu dla firmy?

Poza kwestiami stricte prawnymi warto z góry uregulować kilka praktycznych spraw, które przy najmie firmowym pojawiają się częściej niż przy standardowym wynajmie osobie prywatnej. Dobrze jest jasno określić, czy i na jakich zasadach firma (lub jej pracownik) może zarejestrować pod adresem lokalu działalność gospodarczą, kto odpowiada za rozliczanie mediów i internetu, a także kto zajmuje się sprzątaniem i bieżącą konserwacją, jeśli lokal ma charakter zbliżony do kwatery służbowej. Warto też zastrzec w umowie, że podnajem lub udostępnienie lokalu osobom trzecim wymaga uprzedniej zgody właściciela, oraz wprowadzić karę umowną za naruszenie tego zapisu.

Jeśli po analizie sytuacji okazuje się, że w Twoim przypadku bardziej odpowiednim rozwiązaniem będzie jednak klasyczny najem okazjonalny z osobą fizyczną (np. gdy to pracownik, a nie firma, ma zostać formalnym najemcą), sekcja dla właścicieli na naszej stronie pokazuje, jak samodzielnie zabezpieczyć taką umowę adresem do ewentualnej eksmisji, jeśli najemca nie może go wskazać we własnym zakresie.

O czym pamiętać, wynajmując mieszkanie firmie?

Umowa najmu mieszkania firmie to rozwiązanie, które może być bardzo korzystne finansowo, ale wymaga innego podejścia do zabezpieczeń niż standardowy najem okazjonalny – bo z niego po prostu nie da się skorzystać, gdy najemcą jest osoba prawna. Kluczem do bezpiecznej współpracy jest świadomość tego ograniczenia już na starcie oraz zbudowanie ochrony poprzez precyzyjną treść umowy, odpowiednią kaucję i dodatkowe zabezpieczenia finansowe, a tam gdzie to możliwe – rozważenie struktury z pracownikiem jako współnajemcą, korzystającym z pełnej ochrony najmu okazjonalnego.

Najczęściej zadawane pytania